時間:2017-09-12 來源:互聯網 瀏覽量:
你的電腦桌麵看上去是不是這個樣子?
如果你有下麵幾個「壞習慣」,電腦裏的文件不亂才怪:
文件層級太深:比如說一個銷售數據Excel文件存放在「D盤–2017年–大靈通項目–西大街門店–月報表」這個目錄下,看上去一層一層很清晰對吧?但除非你是處女座,否則會很快失去耐心,隨便一放就算了。
按文件類型歸類文件:Windows操作係統默認的分類是:我的文檔、我的音樂、我的視頻……這樣按照文件類型歸類適合個人電腦,而不是工作電腦。工作電腦裏可能90%的文件都在「我的文檔」裏麵,所以這樣分類就失去了意義。
一個文件有多個版本:你要找一個「2016工作總結.doc」文件,通過文件搜索發現桌麵有1個、D盤有1個、郵箱附件還有1個,那麼問題來了:到底哪一個才是最終版本呢?難道要比較最後修改日期?累死了!
很多文件都放在電腦桌麵:從微信、郵件附件、QQ、釘釘等各種渠道收到的文件因為還不知道怎麼歸類,或者要進行下一步的處理,所以都放到桌麵。可是突然電腦無法啟動了,技術支持部門的人說要格式化C盤重裝係統,這一下就悲劇了,因為桌麵文件夾恰好就在C盤,崩潰ing。
看到這裏,我建議大家還是養成幾個整理電腦文件的好習慣,讓我們工作的時候心情更好一點,效率更高一點。
1.橫向分類,用MECE原則橫向分類就像是明確一下每個抽屜放什麼樣的東西。
工作性質不同分類的方式也不一樣,比如:
按客戶分
按項目分
按時間分
但這都要遵循一個原則:MECE,這是芭芭拉·名托在《金字塔原理》這本書裏提到的分類原則:
MECE,是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是「相互獨立,完全窮盡」。也就是對於一個重大的議題,能夠做到不重疊、不遺漏的分類,而且能夠藉此有效把握問題的核心,並解決問題的方法。
比如對這個世界上的人進行分類:
無重複,有遺漏:老年人+中年人+青年人,遺漏了小孩、嬰兒等
有遺漏,有重複:成年人+男人,遺漏了小女孩,而且成年人中包含了男人
有遺漏,有重複:男性+女性+小孩,男性包含了小男孩,女性包含了小女孩
無遺漏,無重複:男性+女性
你可以試著用筆紙先對文件夾進行分類,然後再開始整理。
2.縱向搜索,用Everything工具縱向搜索就像是你出門時從放褲子的抽屜拿出褲子,從放衣服的抽屜拿出衣服。
給大家推薦一個搜索文件的利器:Everything(Windows下使用,Mac下用不著),它的特點是:
搜索速度快到嚇尿;
快速下載安裝,不到500k;
感覺不到存在,占用係統資源小;
新文件也能實時搜索到。
不過Everything還做不到對文件內容的搜索。
所以你可以想象這樣的場景,當你需要:
硬盤空間不夠:查找比較大的垃圾文件刪除,那麼直接搜索文件大小大於多少MB的就立刻出現;
隻大概文件名:Everything可以模糊查詢,找電影、找程序、找文檔,都行,不用大概一層一層的文件夾;
經常需要找某些文件:比如「工作總結」,可以在Everything建立一個書簽,下次直接點開這個書簽就能找到這些文件。
而且,更重要的是,它是免費的!(用了半天的營銷套路,介紹了一個免費軟件,哈哈……)
3.建立行動導向的桌麵文件夾那麼,電腦桌麵要放些什麼?那些QQ、微信、釘釘、郵件裏的臨時文件存放到哪?
每一個文件的背後實際上就代表著一件待辦事項,比如說財務預算表,其實代表著「審核一下預算是否合適」這件事,所以我建議在桌麵建立三個文件夾,你可以看到這三個文件夾都是以行動為導向的:
Inbox:各個渠道來的臨時文件,或者需要處理還未處理的文件,都放到Inbox文件夾裏,每天下班前清理一次這個文件夾,當開始著手處理這件事時,就挪到「進行中」文件夾;
進行中:正在修改、正在回複、等待反饋結果的文件,都放在這個文件夾,完成後,就放入「歸檔」文件夾;
歸檔快捷方式:通過它可以立刻打開你的「工作文件夾」,把解決掉的文件歸檔到相關目錄下。
結語我們不是在整理文件,也不是整理桌麵,是在整理心情。
想象一下,一上班,打開電腦,看到亂糟糟的電腦桌麵,你是什麼樣的心情?
反之,一打開電腦看見的是幹淨整潔的桌麵,那又是什麼心情呢?整理衣櫃、收拾家裏也會有同樣的效果,所以小強建議大家有空的時候把自己的生活、工作環境都整理整理。